Cadre de référence

(Mis à jour le 31 juillet 2017)

Le conseil d’administration a confié à l’ombudsman le mandat de fournir au public un mécanisme de résolution des plaintes indépendant, confidentiel, neutre, juste et équitable, lorsque tout autre recours de redressement interne à la CCN a été épuisé.

I. DÉFINITIONS

1. Dans le présent cadre de référence, les mots suivants signifient :

« conseil d’administration » s’entend du conseil d’administration de la CCN ;

« premier dirigeant » s’entend du premier dirigeant à la CCN ;

« plainte » s’entend d’une plainte, déposée par un plaignant, relative à la conduite ou aux activités de la CCN pour laquelle le mécanisme de recours interne de la CCN a été complété, mais sans la résoudre ;

« plaignant » s’entend d’un membre du public, mais n’inclut pas les personnes qui ont une relation contractuelle avec la CCN, telles que les contractants, les fournisseurs et les locataires.

« CCN » s’entend de la Commission de la capitale nationale ;

« ombudsman » s’entend de la personne nommée par le conseil d’administration pour exercer les responsabilités de ce poste ;

II. NOMINATION OU REMPLACEMENT

2. L’ombudsman est nommé pour une durée de trois ans par le conseil d’administration. À sa seule discrétion, la CCN peut ajouter une (1) année optionnelle à deux (2) reprises, et cela, aux mêmes conditions. L’ombudsman est tenu de rendre compte de son rendement au président du conseil ou à son délégué. Indépendamment du fait qu’il soit tenu de rendre compte au président du conseil, l’ombudsman peut se tourner vers le président du Comité de la gouvernance ou son délégué, au fur et à mesure des besoins, afin d’obtenir des conseils pour des questions difficiles ou de clarifier les définitions du cadre de référence.

3. Le conseil d’administration détermine la rémunération de l’ombudsman. En consultation avec son président, le conseil d’administration délègue au président du Comité de la gouvernance le pouvoir d’apporter des modifications corrélatives au contrat entre la CCN et l’ombudsman, ainsi qu’au cadre de référence de ce dernier.

4. L’ombudsman peut démissionner en tout temps en donnant un avis écrit de trois mois au conseil d’administration et seul le conseil d’administration peut le remercier de ses fonctions.

5. Lorsque l’ombudsman cesse de remplir ses fonctions, le conseil d’administration en nomme un nouveau, conformément à l’article 2.

6. Sous la direction du président du Comité de la gouvernance ou de son délégué, et conformément au contrat de service entre la CCN et l’ombudsman, le Secrétariat de la CCN octroie les ressources nécessaires à l’ombudsman.

III. RESPONSABILITÉS

7. L’ombudsman doit :

• agir de façon indépendante et impartiale lors du traitement des plaintes ;
• recevoir les plaintes seulement lorsque tous les autres recours internes à la CCN ont été épuisés ;
• lorsque c’est approprié :
  1. émettre des recommandations à la CCN et aux plaignants ;
  2. utiliser la facilitation lorsque c’est approprié en vue d’arriver à la résolution d’une plainte ;
  3. rejeter les plaintes sur leur mérite ;
• informer le public quant aux procédures de soumission de plaintes à l’ombudsman, lorsque tous les autres recours de redressements internes à la CCN ont été épuisés ;
• soumettre un rapport annuel d’activités publiques au conseil d’administration ;
• se conformer aux normes et au code d’éthique établis par le conseil pour le poste ;
• soumettre un rapport provisoire au Comité de la gouvernance.

8. L’ombudsman doit s’assurer que tous les employés, experts-conseils et entrepreneurs indépendants qui lui sont affectés reconnaissent leur compréhension des normes et des pratiques administratives établies par le conseil d’administration, et qu’ils s’y conforment.

9. L’ombudsman ne doit pas :

• prendre parti pour la CCN, le plaignant ou toute autre personne ;
• fournir des conseils juridiques, comptables ou d’ordre professionnel.

10. L’ombudsman peut, sur autorisation du conseil d’administration, déléguer des fonctions administratives à un employé de la CCN, y compris le droit de requérir de l’information des plaignants ou de la CCN et de ses représentants. Un délégué ne peut à son tour déléguer l’une ou l’autre des responsabilités de l’ombudsman.

IV. ENQUÊTES ET INTERVENTIONS

11. L’ombudsman enquête ou intervient seulement à la demande d’un plaignant, lorsque tous les recours de redressement internes à la CCN ont été épuisés et qu’il a des motifs raisonnables de croire qu’un plaignant a subi ou pourrait subir un préjudice découlant des agissements ou omissions de la CCN.

12. Sous réserve de l’article 13, l’ombudsman peut enquêter une plainte relative à une décision, une recommandation, un acte ou une omission de la CCN, incluant ses agents, employés ou toute personne agissant en son nom.

13. L’ombudsman ne doit pas enquêter sur :

• tout acte, omission, décision ou recommandation, quel qu’il soit, lorsqu’il émane :
  1. du conseil d’administration ou de ses comités ;
  2. de toute personne dans un contexte de relation de travail avec la personne ou le groupe dont les intérêts ont été touchés par l’intervention ;
  3. de toute personne dans un contexte de relation contractuelle avec la CCN, y compris les contractants, les fournisseurs ou les locataires dont les intérêts ont été touchés par l’intervention ;
  4. d’un représentant élu ou de tout membre du cabinet de tout représentant élu ;
• un différend entre individus ou une décision rendue par un tribunal ou un organisme exerçant des fonctions judiciaires.

14. Indépendamment de ce qui précède, l’ombudsman peut :

• formuler des observations sur des problèmes systémiques dans le rapport annuel de l’ombudsman ;
• prendre en considération les plaintes légitimes émanant du plaignant, à condition qu’elles ne soient pas liées aux dispositions légales des contrats existants.

15. L’ombudsman ne doit ni enquêter, ni intervenir, et doit interrompre une enquête ou une intervention lorsque :

• il est d’opinion que la plainte est frivole, vexatoire ou n’a pas été entreprise de bonne foi, ou qu’un recours judiciaire pourrait redresser la situation injurieuse ;
• plus d’un an s’est écoulé depuis que le plaignant, dont les intérêts sont touchés par l’intervention ou l’enquête, a eu connaissance des faits menant à la plainte, à moins que le plaignant n’établisse, à la satisfaction de l’ombudsman, des circonstances exceptionnelles justifiant un tel délai ;
• il est en position de conflit d’intérêts potentiel ou perçu, auquel cas l’ombudsman est remplacé par un substitut spécial nommé par le conseil d’administration.

16. L’ombudsman informe le plaignant, par écrit, dès qu’une décision justifiée est prise de ne pas enquêter ou intervenir ou d’interrompre une enquête ou une intervention.

17. L’ombudsman doit informer les hauts dirigeants de la direction concernée et le premier dirigeant de la CCN de toute enquête ou intervention, et permettre au directeur d’être entendu et de corriger la situation. Tout en s’abstenant de divulguer des renseignements concernant des plaignants particuliers, pour lesquels il peut s’avérer nécessaire de préserver la confidentialité, l’ombudsman doit présenter un rapport mensuel de l’état des plaintes au premier dirigeant et au président du Comité de la gouvernance ou à son délégué.

18. Tout plaignant requérant l’intervention de l’ombudsman doit :

• énoncer ses nom de famille, prénom, adresse, numéro de téléphone, ainsi que ceux de toute personne visée par la demande ;
• énoncer les faits au soutien de la demande ;
• fournir à l’ombudsman toute information ou tout document qui pourrait être nécessaire au traitement de la demande.

19. Lors d’une enquête ou d’une intervention, l’ombudsman, ou le personnel qui lui est affecté, est en droit de connaître tous les faits pertinents nécessaires pour émettre des recommandations, et le conseil d’administration doit assurer à l’ombudsman l’accès à tous les documents appropriés, sauf et excepté que l’ombudsman ne doit pas avoir accès aux documents qui font l’objet du privilège du secret professionnel de l’avocat ou de celui du litige, de même qu’aux documents ou à des parties de document qui sont protégés en vertu de la législation sur l’accès à l’information ou sur la protection de la vie privée.

20. À la fin d’une enquête ou d’une intervention, l’ombudsman :

• doit remettre au plaignant et à toute personne visée à l’article 16, un rapport écrit de ses constatations ;
• peut recommander toute mesure qu’il juge appropriée.

21. Dans le cadre de ses recommandations, l’ombudsman peut demander à l’une des personnes visées par l’article 17 de soumettre, dans un délai déterminé, un rapport de suivi quant aux mesures entreprises ou à entreprendre. À défaut de recevoir une réponse favorable dans le délai imparti, l’ombudsman peut en faire rapport au conseil d’administration par l’entremise d’un rapport spécial ou dans le cadre du rapport annuel.

V. CONFIDENTIALITÉ

22. Toutes les enquêtes et interventions de l’ombudsman sont menées dans la confidentialité.

23. L’ombudsman et le personnel qui lui est affecté doivent maintenir strictement confidentielle toute information reçue dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions.

24. L’ombudsman et le personnel qui lui est affecté doivent subir une enquête sur la sécurité de niveau II auprès de la Division de la sécurité de la CCN, et maintenir cette habilitation pour la durée du contrat.